Het begin van het jaar is hét moment om te kijken naar de Werkkostenregeling (WKR) van je organisatie. Vanaf 1 januari begint namelijk opnieuw de berekening van de vrije ruimte: het deel van de loonsom dat je onbelast mag besteden aan vergoedingen en extraatjes voor je medewerkers. Door hier tijdig over na te denken en te plannen, creëer je fiscale kansen én tevreden medewerkers.
Wat is de vrije ruimte in 2026?
De vrije ruimte in de WKR blijft in 2026 hetzelfde als in 2025:
- 2,00% van de loonsom t/m €400.000
- 1,18% van het deel van de loonsom boven €400.000
Dit betekent dat je per jaar een bedrag dat gelijk staat aan bovengenoemde percentages belastingvrij kunt besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor je personeel. Zolang je binnen deze vrije ruimte blijft, betaal je als organisatie geen loonbelasting over die extra’s. Gaat je organisatie boven deze ruimte, dan betaal je 80% eindheffing over het deel buiten de vrije ruimte.
Vergoedingen
Binnen de WKR kun je allerlei vergoedingen en verstrekkingen fiscaal vriendelijk inzetten. Hieronder sommen we een aantal voorbeelden op:
- Kerstpakketten en eindejaarsgeschenken
- Personeelsfeesten en teamuitjes
- Vergoedingen voor thuiswerken (zoals bureau, laptop of ergonomische stoel)
- Bonus of waarderingsgelden (zolang ze passen binnen de gebruikelijkheidstoets)
- Bedrijfsfitness of sportabonnementen
Naast de vrije ruimte zijn er ook een aantal gerichte vrijstellingen. Deze zijn ook onbelast en gaan niet ten koste van je vrije ruimte:
- abonnementen voor openbaar vervoer
- Reiskostenvergoeding (max. €0,23 per km)
- Verhuiskosten vanwege werk
- Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
- maaltijden bij overwerk
- Gereedschap of apparatuur dat noodzakelijk is voor werk
Door deze vergoedingen goed te categoriseren en in te zetten, voorkom je dat je onbedoeld je vrije ruimte te snel benut. Meer informatie kan je hier vinden.
Gebruikelijkheidstoets WKR
Bij de werkkostenregeling (WKR) geldt een gebruikelijkheidstoets. Dat betekent dat vergoedingen en verstrekkingen die je aanwijst als eindheffingsloon niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in een vergelijkbare situatie normaal is.
De Belastingdienst gebruikt daarbij een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per persoon per jaar. Blijf je onder dit bedrag? Dan wordt het meestal als gebruikelijk gezien en volgt er geen actie.
Ga je eroverheen? Dan mag het nog steeds, maar je moet kunnen uitleggen dat het in jouw situatie gebruikelijk is. Bij twijfel moet de Belastingdienst bewijzen dat dit niet zo is.
De doelmatigheidsgrens geldt niet voor vergoedingen die al onder een gerichte vrijstelling vallen of sowieso aan de gebruikelijkheidstoets voldoen.
Slimme WKR-tips
- Houdt je uitgaven bij: maak aan het begin en halverwege het jaar een overzicht voor en van je WKR-gebruik om overschrijding en 80% eindheffing te voorkomen.
- Duidelijk toewijzen: registreer vergoedingen en verstrekkingen direct als onderdeel van de vrije ruimte, vóór uitbetaling, om naheffingen te voorkomen.
- Bundel kleine extraatjes: fiscaal voordeliger dan losse bedragen verspreid over het jaar
- Plan grote vergoedingen: bijvoorbeeld bonussen of kerstpakketten
Door aan het begin van het jaar actie te ondernemen en een slimme strategie op te zetten voor jouw WKR, voorkom je verassingen later in het jaar. Daarnaast laat je zien dat je jouw medewerkers serieus neemt en zorg je ervoor dat je je fiscale ruimte maximaal en doelgericht inzet.
Vragen over deze blog of advies nodig? Je kan contact opnemen via office@fenderhradvies.nl of de button Kom in contact.
Fender HR Advies