Verzuim, het blijft voor veel werkgevers een spannend onderwerp. Wat mag je wel en niet vragen, wanneer moet je welke stappen zetten en hoe ga je om met langdurige ziekte? In deze blogreeks gaan we dieper in op alle onderwerpen die te maken hebben met verzuim. Van wet- en regelgeving, preventieve verzuimgesprekken tot re-integratie. In dit blog zoomen we in op de eerste ziekmelding en de soorten verzuim.

Het is maandagochtend 8 uur en je wordt gebeld: je medewerker meldt zich ziek. Je weet niet precies wat je wel en wat je niet mag vragen. En wat zijn eigenlijk de vervolgstappen? Wanneer spreek je elkaar weer? Zo’n eerste contactmoment bij ziekte is erg belangrijk. Maar zo’n telefoontje kan best intimiderend zijn. Hierom hebben wij wat zinsneden die je bij de hand kan houden voor als een medewerker zich telefonisch ziekmeldt:

• “Dank je wel voor je belletje. Wat vervelend dat je je niet goed voelt. Hoe gaat het nu met je?”
  > Toon medeleven en vraag naar de gesteldheid van de medewerker. Maar vraag niet wat de aard of oorzaak is van de ziekmelding (behalve als het gaat om een bedrijfsongeval of verkeersongeluk).
• “Heb je vandaag belangrijke afspraken staan die overgenomen moeten worden? Ben je in staat dit zelf met je collega’s te communiceren?”
  > Zorg voor een goede overdracht van de werkzaamheden.

• “Wanneer denk je dat je er weer bent? Dit helpt mij om het werk hier goed te organiseren.”
  > Je mag de medewerker wel vragen wanneer hij/zij denkt weer terug te zijn.
• “Wanneer hebben we weer contact?”
  > Zorg ervoor dat je snel weer een tweede contactmoment hebt met de medewerker. Bijvoorbeeld diezelfde middag nog, of anders de volgende ochtend.

Een eerste gesprek bij een ziekmelding draait vooral om het tonen van oprechte betrokkenheid, het regelen van de praktische zaken en het maken van afspraken over vervolgcontact. Wat je niet doet, is vragen naar de medische oorzaak van het verzuim, dat is aan de bedrijfsarts. Toch is het wél belangrijk om inzicht te hebben in verschillende soorten verzuim. Niet om te oordelen, maar om signalen beter te herkennen en passend te kunnen handelen. In de praktijk wordt daarbij vaak gewerkt met ‘kleuren verzuim’. Deze indeling helpt om grip te krijgen op de dynamiek rondom verzuim. Hieronder lichten we deze kleuren kort toe.

🤍 Wit verzuim.
Er is sprake van een duidelijk medische reden voor het verzuim, vastgesteld door een arts. Denk aan griep, een operatie of een gebroken been. De medewerker kan echt niet werken.

🩶 Grijs verzuim.
De medewerker voelt zich ziek, maar er is geen duidelijke medische diagnose. Werken zou in aangepaste vorm wel kunnen. Hier ligt vaak een grijs gebied, waarin goede begeleiding en gesprekstechniek belangrijk zijn.

🖤 Zwart verzuim.
De medewerker is feitelijk niet ziek, maar meldt zich toch ziek. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met conflicten of ontevredenheid op het werk. Bij vermoeden van zwart verzuim is het belangrijk om het gesprek aan te gaan en goed te documenteren.

🩷 Roze verzuim.
De medewerker is wel ziek, maar werkt toch door. Dit lijkt misschien positief, maar kan op termijn leiden tot overbelasting of langdurige uitval. Herkenning van roze verzuim helpt om duurzame inzetbaarheid te bevorderen.

Een ziekmelding is nooit zomaar een administratief moment. Het vraagt om aandacht, betrokkenheid en een goede aanpak. In de volgende blogs uit deze reeks gaan we dieper in op vervolgstappen. Zo helpen we je stap voor stap op weg in het complexe, maar belangrijke proces van verzuimbegeleiding.